¿Qué hacer al recibir una demanda?

En mis años como juzgador resolví muchos amparos promovidos por empresas que alegaban no haber sido llamadas a juicio. En varios de esos asuntos, desafortunadamente, la sociedad sí había sido legalmente emplazada.

Lo que ocurrió en esos casos, quiero suponer, fue que se recibió un mal consejo del tipo “si no firmaste entonces no pueden demostrar que recibiste el citatorio”; sin embargo, tal recomendación, si así puede llamarse, parte de una mentira. Aunque no se hayan firmado los papeles que dejó el actuario del juzgado, ello no significa que no pueda demostrarse que no se llevó a cabo tal actuación, ya que el funcionario que la lleva a cabo tiene fe pública, es decir, que todo lo que asienta en el acta, por ley, se presume cierta.

En otros casos, todavía peores, el actuario dejó las copias con la persona que atiende en recepción, ésta guardó el sobre en un cajón, y nadie lo leyó, hasta que ya era demasiado tarde, puesto que ya había fenecido el plazo para contestar la demanda, ofrecer pruebas o impugnar la sentencia.

¿Qué es el emplazamiento?

El emplazamiento es el acto procesal más importante de todo el juicio. A partir de tal actuación, la empresa queda vinculada al proceso y empiezan a correr los plazos para su defensa.

Es importante señalar que los plazos para contestar la demanda son breves, se cuentan en días hábiles y varían según la materia. En este post no señaló cuál es el plazo preciso, por que, como ya adelanté, varían dependiendo el tipo de juicio que haya interpuesto la actora, es decir, la contraparte.

Lo que sí puede afirmarse es que el cómputo del plazo empieza a correr con independencia de que el documento haya llegado o no al escritorio del abogado.

El primer paso preventivo

Recomiendo que toda empresa tenga definido, por escrito, un protocolo o una circular de recepción de notificaciones judiciales. Es necesario que el personal de recepción o de vigilancia sepa que cualquier documento que traiga un actuario, un notificador o un inspector debe escanearse y enviarse el mismo día a una dirección de correo determinada, sin excepciones. Esa instrucción, que cuesta una circular, evita el noventa por ciento de los desastres que he descrito.

Recibida la demanda, conviene designar de inmediato a una sola persona responsable del asunto dentro de la empresa. Si el expediente lo llevan tres áreas a la vez, en los hechos no es responsabilidad de nadie.

Qué hay que revisar antes de contestar

Antes de redactar una sola línea de la contestación, hay tres revisiones que suelen rendir frutos.

La primera es analizar la demanda, esto significa, leer con calma qué es lo que se está pidiendo, por ejemplo, si es el incumplimiento de una obligación, el pago de una cantidad de dinero determinada, etcétera.

Posteriormente, es conveniente, recabar, a la brevedad posible, todos los documentos con los que cuente la empresa en relación a la demanda, por ejemplo, localizar el original del contrato, buscar recibos de pago, bitácoras, inventarios y todo lo relacionado con el asunto, para estar en aptitud de preparar la contestación de la demanda.

Otro aspecto a considerar es lo relativo a pólizas de seguro vigentes. Muchas empresas tienen contratada cobertura de responsabilidad civil o de responsabilidad de consejeros y funcionarios. dichas pólizas suelen imponer al asegurado el deber de dar aviso a la aseguradora dentro de un plazo determinado a partir de que conoce la reclamación. Omitir ese aviso puede costar la cobertura completa.

Finalmente, debe tenerse en cuenta si el actor solicitó y obtuvo alguna medida cautelar o providencia precautoria. El embargo de bienes o el congelamiento de cuentas bancarias exige una reacción inmediata y paralela a la contestación, con una estrategia independiente y sus propios plazos.

Lo que no hay que hacer

Aquí debemos ser categóricos. No destruir, alterar o depurar documentación alguna, ya sea física o electrónicamente. Al contrario, es conveniente girar una instrucción expresa de conservación a las áreas involucradas.

Tampoco conviene que las áreas operativas negocien directamente con la contraparte sin asesoría jurídica.

Una reflexión final

Se suele pensar que la defensa de una empresa empieza cuando el abogado redacta la contestación. Pero eso no es del todo cierto; empieza mucho antes, con la circular o protocolo que le dice al personal de recepción qué hacer con un sobre que trae sello de juzgado; así como la preparación de todo el material que puede servir para dicha contestación.

A fin de cuentas, el mejor despacho de abogados o el jurídico más eficiente no sirve de mucho si no contesta la demanda a tiempo, con las pruebas necesarias para ello.